Sådan forbinder du YOGO til dit regnskabssystem

Hvilke regnskabssystemer kan jeg forbinde?

Vi understøtter fem regnskabssystemer, afhængigt af hvilket land din virksomhed er registreret i:

Regnskabssystem	Land
Billy	Danmark
Visma e-conomic	Danmark
Visma Dinero	Danmark
Tripletex	Norge
Fortnox	Sverige

Sådan sætter du integrationen op

Gå til Settings → Accounting i YOGO admin.
Klik på det regnskabssystem, du bruger.
Log ind i dit regnskabssystem, og giv YOGO adgang.
Når du kommer tilbage til YOGO, er forbindelsen aktiv.

Vigtigt om e-conomic: Kun superbrugeren i e-conomic kan godkende forbindelsen. Forsøger en anden bruger, får de en fejl fra e-conomic. Log derfor ind som superbruger, før du starter forløbet.

Har du afbrudt opsætningen undervejs? Klik Continue setup på systemets kort. YOGO laver så et nyt sikkert link. Det gamle link kan ikke genbruges.

Sådan starter du automatisk synkronisering

Når forbindelsen er oprettet, er automatisk synkronisering slået fra som standard. Det giver dig tid til at sikre, at opsætningen er korrekt, før noget bliver sendt til dit regnskabssystem. Imens kan du også sende fakturaer manuelt, én ad gangen (se Manuel synkronisering nedenfor).

Når du er klar, slår du den til:

Gå til Settings → Accounting.
Klik på det forbundne system.
Slå Automatisk synkronisering til.

Fra det øjeblik sender YOGO nye ordrer automatisk til dit regnskabssystem.

Kontoplan: hvor bogføres hvad?

Under Account Settings vælger du, hvilken konto i dit regnskabssystem hver type transaktion bogføres på:

Salg: den primære omsætningskonto
Salg (momsfrit): fx til danske medlemskaber for under 30 år
Moms: separat momskonto (for Billy, e-conomic og Fortnox. Dinero og Tripletex beregner selv moms)
Bank: kortbetalinger og online betalinger
Kasse: kontantbetalinger
Tilgodehavender (debitorer): ubetalte fakturaer
Gavekort: separat gavekortkonto

YOGO sætter fornuftige standardværdier for dit system ved første forbindelse. Tjek dem dog, inden du tænder for automatisk synkronisering. Især kassekontoen skal typisk udfyldes manuelt for Tripletex og Fortnox.

Hvad synkroniseres automatisk?

Alle ordrer og hele deres livscyklus:

Type	Hvornår
Kontantsalg	Betalt samme dag som fakturadatoen. Én postering med salg og betaling
Kreditsalg	Faktura oprettet uden betaling. Postering for salget
Modtaget betaling	Når en tidligere ubetalt faktura bliver betalt. Separat postering
Kreditnota	Refusioner. Postering der modposterer salget og refunderer betalingen
Afskrivning	Når en faktura skrives af som tab. Én postering

Medlemskaber, klippekort, drop-ins, events og gavekort håndteres alle som ordrelinjer og fordeles automatisk på de rigtige konti.

Automatisk synkronisering sker, når:

en faktura får sit fakturanummer
en ordre bekræftes via POS eller manuelt
en betaling gennemføres
et medlemskab fornyes automatisk
en ubetalt faktura markeres som betalt uden for YOGO

Manuel synkronisering

Vil du sende gamle fakturaer afsted efter opsætningen, eller synkronisere en enkelt faktura manuelt, har du to muligheder.

Draft accounting reports (flere fakturaer på én gang)

På Fakturarapporten finder du knappen Draft accounting reports. Den åbner et preview, hvor du kan se udkast til bogføringsposter for alle fakturaer i den valgte periode, vælge hvilke der skal synkroniseres og bekræfte. Den bruges typisk til at få gamle fakturaer med efter opsætningen.

Bemærk: Der er en grænse for, hvor gamle fakturaer der kan synkroniseres bagud i tid.

Synkronisering af en enkelt faktura

Ud for hver faktura i Fakturarapporten er der et lille sync-ikon. Klik på det for at synkronisere fakturaen med det samme.

Status og fejlhåndtering

I Fakturarapporten viser en kolonne synkroniseringsstatus for hver ordre:

Grønt flueben: synkroniseret
Grå/tom: endnu ikke synkroniseret
Needs manual review: synkroniseringen blev afbrudt, og systemet er usikkert på, om posteringen kom frem

Hvis en faktura kræver manuel gennemgang

Klik på Needs manual review ved fakturaen. YOGO fortæller dig, at det forrige forsøg blev afbrudt, og at du skal tjekke i dit regnskabssystem, om posteringen er kommet frem. Du har to valg:

Mark as synced: vælg denne, hvis posteringen ligger i regnskabssystemet
Clear and resync: vælg denne, hvis den ikke er der, så YOGO sender den igen

YOGO prøver aldrig automatisk igen. Det er altid dig, der bekræfter.

Kladder eller bogførte posteringer

For alle understøttede systemer kan du vælge, om posteringer skal lande som kladde eller bogføres direkte. Vi anbefaler typisk kladde, så din revisor kan gennemgå dem før bogføring. Du vælger under Account Settings.

Ofte stillede spørgsmål

Skal jeg selv oprette konti i mit regnskabssystem først?
Det er en god idé at have kontoplanen klar, før du forbinder. YOGO foreslår standardkonti for dit system, men du kan altid justere dem.

Kan jeg synkronisere fakturaer fra før jeg slog integrationen til?
Ja. Brug Draft accounting reports på Fakturarapporten til at synkronisere gamle fakturaer bagud i tid (op til en fast grænse).

Hvad hvis jeg vil skifte regnskabssystem?
Kontakt vores support, så hjælper vi med at afmelde det gamle og forbinde det nye. Historiske posteringer i det gamle system bliver ikke flyttet. Det er en beslutning, du og din revisor træffer.

Hvordan ser jeg, om en synkronisering er fejlet?
Statusikonerne i Fakturarapporten viser fejlede synkroniseringer.

Brug for hjælp?

Skriv til os på yo@yogo.dk, hvis du er i tvivl om opsætningen eller får uventede resultater.