Hvornår skal jeg bruge "Afskriv"?

Brug Afskriv når:

En kunde har en ubetalt faktura, som du har givet op på at få betalt
Du har sendt rykkere uden held og vil afslutte sagen i regnskabet
Du vil have fakturaen ud af "skyldige betalinger" og ind under "tab"

Brug ikke Afskriv hvis:

Fakturaen allerede er betalt. Brug i stedet Refusion (refund) eller Kreditnota (credit note)
Du har lavet en fejl og bare vil slette ordren. Det kan ikke lade sig gøre. Læs afsnittet "Kan jeg fortryde en afskrivning?" nedenfor

Hvad sker der teknisk, når jeg trykker Afskriv?

Når du trykker Afskriv ordre, sker følgende:

YOGO opretter en afskrivningsnota. Det er en ny faktura med et negativt beløb svarende til den oprindelige fakturas beløb
Afskrivningsnotaen får sit eget fortløbende fakturanummer
Den oprindelige faktura forbliver i systemet og kan stadig ses, men kan ikke længere betales af kunden
I dit regnskab tæller afskrivningsnotaen som negativ indtægt (et tab)
Hvis du har automatisk regnskabssynkronisering slået til (fx via Zwapgrid), bliver afskrivningen automatisk sendt til dit regnskabssystem

Når du klikker Afskriv ordre, viser YOGO følgende bekræftelse. Det er nøjagtigt det, der står i dialogen:

"Dette betyder, at du anerkender, at fakturaen ikke vil blive betalt. Det vil oprette en afskrivningsnota for fakturaen, som vil tælle som negativ indtægt. Det vil ikke længere være muligt for kunden at betale denne faktura."

Vigtigt: afskrivning sletter ikke kundens adgang

Hvis den afskrevne faktura var en medlemskabs-fornyelse, bliver medlemskabet ikke automatisk annulleret. Kunden beholder altså sit medlemskab. Hvis du vil annullere medlemskabet, ændre betalingsdato eller lignende, skal du gøre det manuelt på siden "Medlemskab" for den pågældende kunde.

"Bemærk at medlemskabet selv ikke vil blive annulleret. Hvis du har brug for at annullere medlemskabet, ændre betalingsdato, osv., skal du gøre dette fra Medlemskabssiden."

Rykkergebyrer bliver annulleret automatisk

Hvis den afskrevne faktura indeholdt et rykkergebyr (dunning fee), bliver rykkergebyret automatisk annulleret, når du afskriver. Det skal du ikke selv gøre noget ved.

Kan jeg fortryde en afskrivning?

Nej, en afskrivning kan ikke fortrydes eller slettes. Det er en permanent regnskabsmæssig handling.

Hvis du har lavet en fejl og afskrevet en faktura ved en fejl, kan du i stedet:

Kontakte YOGO Support (yo@yogo.no eller support@yogo.dk). Vi kan hjælpe med at vurdere situationen
Oprette en ny ordre manuelt for kunden, hvis fakturaen alligevel skal betales

Afskrivning vs. Kreditnota vs. Refusion

Handling	Hvornår bruges?	Skaber den en ny faktura?	Sender penge til kunden?
Afskrivning	Ubetalt faktura, opgivet	Ja (negativ)	Nej
Kreditnota	Allerede betalt ordre, der skal annulleres uden tilbagebetaling	Ja (negativ)	Nej
Refusion	Allerede betalt ordre, kunden skal have penge tilbage	Ja (negativ)	Ja

Hvor finder jeg "Afskriv"-knappen?

Du finder Afskriv ordre under Rapporter → Ordrer. Knappen vises kun ved ordrer, der opfylder alle disse betingelser:

Ordren er ikke betalt
Ordren er ikke selv en afskrivning eller kreditnota
Ordren har ikke allerede en kreditnota tilknyttet

Hvem kan afskrive en ordre?

Kun brugere med admin-rettigheder kan afskrive ordrer

Hvornår skal jeg bruge "Afskriv"?

En afskrivning (på engelsk "write-off") er en regnskabsmæssig handling, hvor du markerer en ubetalt faktura som tabt. Du anerkender med andre ord, at fakturaen ikke vil blive betalt, og at beløbet skal noteres som et tab i dit regnskab.