Was ist "Als außerhalb von YOGO bezahlt markieren"?

Das gilt zum Beispiel für:

Banküberweisung 🏦
PayPal auf dein eigenes Konto 📱
SEPA-Lastschrift 💳
Kartenzahlung über dein eigenes Kartenterminal 💳
Barzahlung 💵
Jede andere Zahlungsart, bei der du das Geld selbst erhalten hast ✅

YOGO markiert die Rechnung als bezahlt, ohne die Karte des Kunden zu belasten. Alles, was durch die Rechnung ausgelöst werden sollte, wird trotzdem ausgeführt. Das kann zum Beispiel eine aktive Mitgliedschaft oder die Rate einer Kursreihe sein.

Wo finde ich die Funktion?

Den Button „Als außerhalb von YOGO bezahlt markieren" findest du überall, wo es eine offene Rechnung gibt:

Bei der Verlängerung einer Mitgliedschaft, wenn eine automatische Abbuchung fehlgeschlagen ist 🔄
Bei Mahngebühren für Mitgliedschaften 📩
Bei Raten für Kursreihen 📅
Bei Raten für Events 🎉
Bei normalen Bestellungen im Bericht „Rechnungen" 🧾

Hier ein Beispiel von einer Mitgliedschaftsverlängerung:

So gehst du vor

Bei einer Mitgliedschaft

Öffne das Profil des Kunden.
Klicke auf die betreffende Mitgliedschaft.
Suche die offene Rechnungszeile, z. B. „Unbezahlte Verlängerungsrechnung" oder „Mahngebühren".
Klicke auf „Als außerhalb von YOGO bezahlt markieren".
Fülle das Dialogfenster aus und bestätige.

Bei einer Bestellung

Öffne den Bericht „Rechnungen".
Suche die Bestellung und klicke auf den Pfeil, um sie aufzuklappen.
Klicke auf „Als außerhalb von YOGO bezahlt markieren".
Fülle das Dialogfenster aus und bestätige.

Das musst du ausfüllen

Feld	Angabe	Hinweis
Zahlungsart	Pflichtfeld	Wähle z. B. Banküberweisung, PayPal, Bar, Sonstiges usw.
Zahlungsdatum	Pflichtfeld	Das Datum, an dem du das Geld erhalten hast. Es darf nicht in der Zukunft liegen.
Zahlungsreferenz	Optional	Freitext, z. B. der Verwendungszweck einer Überweisung oder eine PayPal-Transaktions-ID. Die Referenz erscheint auf der Rechnungs-PDF des Kunden.

Wichtig bei Barzahlungen: Wenn du ein elektronisches Kassensystem mit TSE nutzt, kannst du hier nicht „Bar" auswählen. Nach den gesetzlichen Aufzeichnungspflichten (u. a. KassenSichV) müssen Barzahlungen in diesem Fall über die Kasse erfasst werden.

Was passiert, wenn ich bestätige?

Die Rechnung wird mit dem gewählten Datum und der gewählten Zahlungsart als bezahlt markiert. ✅
Bei einer Verlängerung wird die Mitgliedschaft verlängert, und der Kunde bekommt keine Zahlungserinnerungen mehr. 🔄
Der Kunde erhält wieder Zugang. Das gilt auch für den Türzugang über Kisi, falls dieser wegen der Mitgliedschaft gesperrt war. 🚪
Bei der Rate einer Kursreihe oder eines Events wird die Rate als bezahlt markiert. 📅
YOGO versucht nicht mehr, die Karte für diese Rechnung zu belasten. 🛑
Die Aktion wird bei der Mitgliedschaft protokolliert. So siehst du jederzeit, wer die Rechnung wie als bezahlt markiert hat. 📝

Hinweis: Da die Zahlung außerhalb von YOGO erfolgt ist, erhält der Kunde nicht automatisch einen Beleg. Wenn er einen braucht, kannst du ihm die Rechnung manuell senden.

Häufige Fragen

Kann ich das rückgängig machen?
Nein. Eine Rechnung, die als bezahlt markiert wurde, lässt sich nicht zurücksetzen. Falls du sie versehentlich markiert hast, erstelle im Bericht „Rechnungen" eine Stornorechnung (Gutschrift) zur selben Bestellung. Damit wird der Verkauf rückgängig gemacht.

Der Kunde hat per Überweisung bezahlt. Sollte ich diese Funktion nutzen?
Ja. Wähle „Banküberweisung" und gib das Datum ein. Wenn du den Verwendungszweck hast, trag ihn als Referenz ein. Dann bestätigen.

Kann ich die Funktion auch für ältere Rechnungen nutzen?
Ja, solange die Rechnung noch offen ist. Du kannst das Zahlungsdatum auf den Tag des Zahlungseingangs zurückdatieren, aber nicht in die Zukunft legen.

Was ist, wenn die Mitgliedschaft wegen Nichtzahlung schon gekündigt wurde?
Wende dich an unseren Support. Wir helfen dir, die Mitgliedschaft wieder zu aktivieren und die Rechnung als bezahlt zu markieren.

Wie bekommt der Kunde einen Beleg?
Öffne die Rechnung im Bericht „Rechnungen" und lade die PDF herunter. Du kannst sie auch direkt aus der Bestellung versenden.

Funktioniert das bei Mitgliedschaften und bei Raten für Kursreihen gleich?
Ja. Es ist derselbe Dialog mit derselben Logik. Du öffnest ihn nur an der jeweiligen Stelle im Admin-Bereich.

💡 Tipp: Lass YOGO die Zahlungen für dich übernehmen

Wenn deine Kunden direkt in YOGO bezahlen, läuft alles automatisch: Die Karte wird belastet, die Mitgliedschaft verlängert sich und der Kunde erhält seinen Beleg. Du musst keine Zahlungseingänge mehr kontrollieren und keine Rechnungen mehr von Hand markieren. Du hast die Buchhaltungsintegration noch nicht eingerichtet? Wir helfen dir gern beim Start.

Brauchst du Hilfe?

Schreib uns an yo@yogobooking.de, wenn du unsicher bist, wann du die Funktion nutzen solltest oder wie sie zu deiner Buchhaltung passt.