Alt om oprettelse og redigering af aftaler
`Aftaler´-funktionen er tiltænkt alle de bookinger, du har, som kun er mellem en underviser og en kunde. Før du kan begynde at oprette enkelte aftaler, skal du oprette, hvilke typer af `Ydelser´ du tilbyder dine kunder. Tilbyder du eksempelvis personlig træning, fysioterapi eller forskellige typer af behandling, er det disse, du skal oprette under `Ydelser´, så du kan referere tilbage til dem, når du opretter dine aftaler.
Opret ydelser
- Log på YOGO admin og gå til 'Aftaler' og dernæst til underpunktet 'Ydelser' i hovedmenuen i venstre side.
- Tryk på den blå knap 'Opret ydelse' med det lille '+' i øverste højre hjørne
- Giv din ydelse et navn, f.eks. 'Personlig træning'
- Vælg hvilke klippekort eller medlemskaber, som skal kunne bruges til at booke ydelsen. Hvis det kun skal være en fast betaling, så undlad at vælge noget.
- Hvis der ønskes lokalestyring på ydelsen, vælg hvilke lokaler ydelsen kan afvikles i.
- Hvis der skal kunne modtages enkeltbetaling pr. booking sæt hak i 'Kan købes enkeltvis med betaling' og indtast pris på ydelsen.
- Hvis du ønsker, at kunden skal modtage en mail automatisk ved booking af ydelsen, skal du sætte hak i `Send email til kunden når aftalen oprettes´.
Du kan bruge koderne under feltet `E-mail tekst´ til at sætte ind i din mail. Det virker således, at hvis du eksempelvis ønsker at starte mailen med kundens navn fx. "Kære Dorte", kan du konstruere mailens start som følgende, for at YOGO automatisk indsætter navnet på den kunde, aftalen er med - "Kære [customer_first_name]".
- Klik på `Opret´, og ydelsen er nu oprettet ✅, og der kan allerede nu oprettes aftaler manuelt via admin eller underviser-modulet.
Opret aftaler i admin
Hvis du ønsker at oprette aftaler mellem en underviser og en kunde fra din admin profil, kan du følge nedenstående guide. Dine undervisere kan også oprette, aflyse og redigere i aftaler på undervisningsmodulet, såfremt du har givet dem adgang til det, men de skal følge denne guide i stedet.
- Log på YOGO admin og gå til 'Aftaler'.
- Tryk på den blå knap i øverste højre hjørne og `Opret aftale´.
- Klik på `Find kunde´, og søg den kunde frem du ønsker at oprette aftalen med. Klik så på `Vælg´.
- Vælg en dato, et start tidspunkt og et sluttidspunkt for aftalen. Vælg også den underviser, der skal afvikle aftalen, og den ydelse, der skal afvikles under aftalen (fx. personlig træning). Hvis aftalen foregår i et bestemt lokale, kan du også vælge dette, ellers kan du undlade denne. Vælg til sidst hvordan kunden betaler for aftalen. Her kan du også vælge `Opret aftale uden betaling´ såfremt du ønsker at give kunden en gratis aftale.
- Klik på `Opret aftale´, og aftalen vil nu være oprettet og synlig under oversigten i `Aftaler´✅.
Giv kunder adgang til booking af aftaler og opret dine ledige tider
Hvis du ønsker, at kunder skal kunne booke aftaler selv fra kunde-modulet, kan du indstille dette under menupunktet 'Tilgængelige tidsrum'.
- Log på YOGO admin og gå til 'Aftaler' og dernæst til underpunktet 'Tilgængelige tidsrum' i hovedmenuen i venstre side.
- Tryk på den blå knap i øverste højre hjørne og `Opret tilgængelige tidsrum´.
- Vælg dato for tilgængelighed, hvilken underviser der skal kunne bookes aftale ved i det pågældende tidsrum, hvilket tidsrum underviseren er tilgængelig, og hvilke ydelser underviseren tilbyder.
- Ønsker du at oprette gentagne tidsrum, hvor en underviser er tilgængelig, kan du klikke på `Opret flere gentagne tidsrum´ og angive en dato for sidste gentagelse, samt hvor ofte gentagelsen skal være.
- Klik på `Opret´, og tidsrummet vil nu være tilgængeligt for kunder at booke sig ind på ✅.
Fra kunde-modulet vil kunder nu under `Mine aftaler´ kunne se de aftaler, de booker.
Klikker kunden på `Opret aftale´, vil de kunne se tilgængelige tider og booke aftaler selv.
Rediger eller aflys aftale
Du kan nemt redigere eller aflyse aftaler fra din admin profil. Følg nedenstående guide.
- Log på YOGO admin og gå til menupunktet 'Aftaler' i venstre side.
- Find den relevante aftale, du ønsker at redigere eller aflyse i oversigten ved at navigere mellem dage eller uger på pilene øverst i højre hjørne.
- Klik på den relevante aftale.
- Herfra kan du redigere, det du ønsker - eksempelvis tidspunkt for aftalen eller lokalet aftalen skal foregå i.
- Når du har redigeret, det du ønsker, klikker du på `Gem´ knappen i bunden af siden, og dine redigeringer er nu gemt og vil være synlige for både dig og kunden ✅.
- Ønsker du at aflyse aftalen, klikker du på knappen `Slet´ i bunden af siden. Hvis du aflyser din aftale, vil kunder, der har brugt klippekort til deres aftale, automatisk få returneret deres klip (HUSK, at hvis du har modtaget betaling udenom systemet fx. via MobilePay, skal du selv refundere prisen for aftalen til kunden eksternt fra din aflysning i YOGO systemet). Send også en mail til den pågældende kunde aftalen var oprettet med om at aflysningen er foretaget. Nu vil du have aflyst din aftale ✅.