Slik oppretter, håndterer, redigerer og avbestiller du avtaler i YOGO

`Aftaler´-funksjonen er ment for alle bestillingene du har som bare involverer en lærer og en kunde. Før du kan begynne å opprette enkelte avtaler, må du opprette hvilke typer tjenester du tilbyr kundene dine. Hvis du for eksempel tilbyr personlig trening, fysioterapi eller forskjellige typer behandling, må du opprette disse under tjenester, slik at du kan henvise til dem når du oppretter avtalene.

Opprett tjenester

1. Logg inn på YOGO-administrasjonen og gå til 'Avtaler', og deretter til undermenyen 'Tjenester' i hovedmenyen til venstre.
2. Trykk på den blå knappen 'Opprett tjeneste' med det lille '+' -tegnet øverst til høyre.
   
   
3. Gi tjenesten din et navn, for eksempel 'Personlig trening'.
   
   
4. Velg hvilke klippekort eller medlemskap som skal kunne brukes til å bestille tjenesten. Hvis det bare skal være en fast betaling, unngå å velge noe.
5. Hvis det er ønskelig med lokalkontroll på tjenesten, velg hvilke lokaler tjenesten kan utføres i.
   
   
6. Hvis det skal være mulig å motta engangsbetaling per bestilling, sett hake i 'Kan kjøpes enkeltvis med betaling' og skriv inn prisen på tjenesten.
   
   
7. Hvis du ønsker at kunden skal motta en e-post automatisk ved bestilling av tjenesten, sett hake i 'Send e-post til kunden når avtalen opprettes'.
   
   Du kan bruke kodene under feltet 'E-posttekst' til å sette inn i e-posten. Hvis du for eksempel ønsker å starte e-posten med kundens navn, f.eks. "Kjære Dorte", kan du konstruere starten på e-posten slik, for at YOGO automatisk setter inn navnet på kunden avtalen gjelder for - "Kjære [customer_first_name]".
    
8. Klikk på 'Opprett', og tjenesten er nå opprettet ✅, og det kan allerede opprettes avtaler manuelt via administrasjonen eller lærermodulen.

Opprett avtaler i admin

Hvis du ønsker å opprette avtaler mellom en lærer og en kunde fra administrasjonsprofilen din, kan du følge guiden nedenfor. Lærerne dine kan også opprette, avlyse og redigere avtaler på lærermodulen, hvis du har gitt dem tilgang til det, men de må følge denne guiden i stedet.

1. Logg inn på YOGO-administrasjonen og gå til 'Avtaler'.
2. Trykk på den blå knappen øverst til høyre og 'Opprett avtale'.
   
   
3. Klikk på 'Finn kunde' og søk frem kunden du ønsker å opprette avtalen med. Klikk deretter på 'Velg'.
   
   
4. Velg en dato, en starttid og en sluttid for avtalen. Velg også den læreren som skal gjennomføre avtalen, og tjenesten som skal utføres under avtalen (for eksempel personlig trening). Hvis avtalen skal foregå i et bestemt lokale, kan du også velge dette, eller du kan la være. Til slutt velger du hvordan kunden skal betale for avtalen. Her kan du også velge 'Opprett avtale uten betaling' hvis du ønsker å gi kunden en gratis avtale.
   
   
5. Klikk på 'Opprett avtale', og avtalen vil nå være opprettet og synlig i oversikten over 'Avtaler' ✅.

Gi kunder tilgang til å bestille avtaler og opprett dine ledige tider

Hvis du ønsker at kunder skal kunne bestille avtaler selv fra kundemodulen, kan du konfigurere dette under menyvalget 'Tilgjengelige tidsrom'.

1. Logg inn på YOGO-administrasjonen og gå til 'Avtaler', og deretter til undermenyen 'Tilgjengelige tidsrom' i hovedmenyen til venstre.
2. Trykk på den blå knappen øverst til høyre og 'Opprett tilgjengelige tidsrom'.
   
   
3. Velg dato for tilgjengelighet, hvilken lærer som skal kunne bestilles avtale med i det angitte tidsrommet, hvilket tidsrom læreren er tilgjengelig, og hvilke tjenester læreren tilbyr.
   
   
4. Hvis du ønsker å opprette gjentatte tidsrom der en lærer er tilgjengelig, kan du klikke på 'Opprett flere gjentatte tidsrom' og angi en dato for siste gjentakelse, samt hvor ofte gjentakelsen skal være.
   
   
5. Klikk på 'Opprett', og tidsrommet vil nå være tilgjengelig for kunder å booke seg inn på ✅.
   
   Fra kundemodulen vil kunder nå under 'Mine avtaler' kunne se de avtalene de bestiller. Når kunden klikker på 'Opprett avtale', vil de kunne se tilgjengelige tider og bestille avtaler selv.

Rediger eller avlys avtale

Du kan enkelt redigere eller avlyse avtaler fra administrasjonsprofilen din. Følg guiden nedenfor.

1. Logg inn på YOGO-administrasjonen og gå til menyvalget 'Avtaler' til venstre.
2. Finn den relevante avtalen du ønsker å redigere eller avlyse i oversikten ved å navigere mellom dager eller uker med pilene øverst til høyre.
   
   
3. Klikk på den relevante avtalen.
   
   
4. Herfra kan du redigere det du ønsker, for eksempel tidspunktet for avtalen eller lokalet avtalen skal foregå i.
   
   
5. Når du har redigert det du ønsker, klikker du på 'Lagre'-knappen nederst på siden, og dine endringer er nå lagret og vil være synlige både for deg og kunden ✅.
   
   
6. Hvis du ønsker å avlyse avtalen, klikker du på knappen 'Slett' nederst på siden. Hvis du avlyser avtalen din, vil kunder som har brukt klippekort til avtalen, automatisk få returnert klippene sine (Husk at hvis du har mottatt betaling utenom systemet, for eksempel via Vipps, må du selv refundere prisen for avtalen til kunden eksternt fra avlysningen din i YOGO-systemet). Send også en e-post til den aktuelle kunden avtalen ble opprettet med om at avlysningen er utført. Nå vil du ha avlyst avtalen din ✅.