Sådan opretter, redigerer og aflyser du du forløb i YOGO

Alt om oprettelse, redigering og aflysning af forløb i dit skema

Med YOGO kan du koble en række klasser sammen til forløb, så en kunde tilmelder og betaler for alle klasser på samme tid.

Opret et forløb

Start med at gå til 'Skema' i hovedmenuen i venstre side og opret de klasser i skemaet, som skal indgå i forløbet.
Gå til menuen 'Forløb' og tryk på den blå knap i højre side 'Opret forløb´.
Giv forløbet et navn (evt. billede), beskrivelse og en samlet pris for hele forløbet
Vælg hvilke prisgrupper forløbet skal vises i, og der hvor forløbet er til salg for kunder.
Hvis der skal være mulighed for at tilmelde sig et forløb efter det er startet, tjek af i 'Tillad køb efter start', og vælg hvor mange klasser der minimum skal være tilbage af forløbet for at kunden fortsat kan tilmelde sig til de resterende klasser. YOGO regner selv ud, hvad prisen er for de resterende klasser baseret på, hvor mange klasser, der er tilbage når kunden tilmelder sig.
Hvis du ønsker at kunder skal have mulighed for at aflyse enkelte klasser i forløbet, tjek da af i 'Tillad at kunden aflyser enkelte klasser'. Nu kan du vælge hvilke klassetyper eleven skal have mulighed for at tilmelde sig i stedet for den aflyste klasse.
Hvis du ønsker at alle andre elever (som ikke er tilmeldt forløbet) skal have mulighed for at tilmelde sig enkelte klasser i et forløb i et givet tidsrum inden klassestart for at give mulighed for at fylde holdende op, kan dette gøres ved at tjekke af i boksen 'Gør klasser tilgængelig for alle før start' og derefter indstille i hvor god tid dette skal være muligt.
Hvis der skal sendes e-mail ved køb, tjek af i 'Send e-mail til kunden ved køb'
Tryk på 'Gem´ og fortsæt.
Vælg nu de klassetyper som skal indgå i forløbet og datoen for den første dag i forløbet. Der kommer nu en liste med klasser.
Tryk på 'Vælg' ud fra de specifikke klasser som indgår i forløbet.
Tryk herefter på gem. Tillykke - du har nu oprettet dit første forløb, som er klar til salg ✅.

Rediger i oplysninger for det samlede forløb

Log på admin og gå til `Forløb´ i hovedmenuen i venstre side.
Ønsker du at redigere i oplysningerne og indstillingerne for alle klasserne i dit forløb - såsom navnet, beskrivelsen, hvorvidt tilladelse af køb efter forløb start til reduceret pris mm, skal du klikke dig ind på forløbet ved at klikke et givent sted på det pågældende forløb.
Her kan du redigere de detaljer du ønsker at ændre ved at ændre oplysningerne i skemaet og aflslutte din redigering ved at klikke på `Gem og afslut´✅.

Tilføj flere klasser eller slet klasser i dit forløb

Ønsker du at redigere i, hvilke klasser dit forløb indeholder - altså aflyse eller ændre klasser i forløbet - skal du fra redigering af forløbets oplysninger i stedet for at klikke på `Gem og afslut´ klikke på `Gem og gå til valg af hold´. Hvis du vil tilgå redigering af de klasser dit forløb indeholder direkte fra forløb startsiden, kan du også klikke på `(Skift)´på det pågældende forløb, du vil redigere klasser for.
Herfra vil du i højre side i bunden af skærmen kunne se en liste over, hvilke klasser dit forløb indeholder under overskriften `Valgte hold´.
Ønsker du at slette klasser fra dit forløb, kan du i listen over `Valgte hold´ scroll'e helt ud i højre side og klikke på `X´ på de klasser du ønsker at vælge klassen fra i dit forløb (HUSK at hvis du ønsker at slette pågældende klasse helt, skal du i dit skema finde den pågældende klasse og aflyse den).
Du kan tilføje flere klasser til dit forløb (såfremt klasserne først er oprettede i dit skema) ved at klikke på drop down menuen ved siden af `klassetyper´, og vælge hvilken klassetype(r), du ønsker at tilføje en eller flere klasser fra. Du kan også vælge en dato, og dermed vil du se klasser fra din valgte klassetype(r) fra den dato og frem. Dette kan gøre din søgning nemmere, hvis den klasse, du ønsker at tilføje til dit forløb, ligger langt ude i fremtiden.
Du vil derefter modtage en liste over klasser, fra den klassetype du har valgt, og du vil nu kunne tilføje flere klasser til dit forløb ved at klikke på `Vælg´ på den pågældende klasse, du ønsker at tilføje. klassen vil nu fremgå på listen til højre på skærmen under `Valgte hold´.
Gem dine valg ved til sidst at klikke på `Gem´ i bunden af siden ✅.

Aflys forløb

Gå på admin og klik på `Forløb´ i hovedmenuen i venstre side.
Find det forløb du ønsker at aflyse i skemaet og klik dig ind på det pågældende forløb.
Hvis dit forløb ingen tilmeldinger har kan du slette dit forløb ved blot at klikke på den røde `Slet knap´ i bunden af siden. Derefter vil dit forløb være slettet.
Såfremt, der er tilmeldte kunder på dit forløb, skal du, før du kan aflyse dit forløb, gøre følgende:
1. Gå til hovedmenuen i venstre side og klik på `Rapporter´ > `Kunder´ > `Tilføj filer´ > scroll ned i menuen i venstre side af popup'en og klik på `Har forløb´> klik i drop down menuen og brug filtreringsmulighederne til at finde det forløb, du ønsker at aflyse > klik på `Anvend filter´> du vil nu kunne downloade en CSV fil med email adresser på alle de kunder, som er tilmeldt det forløb du vil aflyse. Denne fil kan du bruge til at kopiere alle mails på tilmeldte over i en fælles mail, hvor du kan informere om aflysningen af dit forløb.
2. Log ind på din betalingsgateway (det vil enten være Reepay/Bilwerk+ eller Stripe) og gør brug af ovenstående liste til at søge de enkelte kunder frem og refunder dem betalingen for det forløb du ønsker at aflyse.
3. Log på YOGO admin > forløb > klik på det forløb, du ønsker at aflyse på listen af forløb > nederst på siden finder du en liste over de kunder, der er tilmeldt dit forløb. Klik dig ind på hver enkelt kunde på listen og slet dem fra forløbet ved at klikke på `Rediger´ i højre side > Klik på den røde `Slet´knap > Klik af i `Anuller x fremtidige tilmeldinger til klasser´> klik på `Slet forløb´. Når du har afmeldt alle dine kunder, vil der nu under Admin > Forløb > det pågældende forløb du skal aflyse, fremgå en rød knap `Slet´ i bunden af siden, hvor du til sidst kan slette hele forløbet, så det ikke længere fremgår som købsmulighed.
Efter du har fulgt ovenstående steps, vil dit forløb være aflyst, og ikke længere være tilgængeligt for kunder at købe sig ind på ✅.